Datenschutzerklärung MS Teams

 

Datenschutzhinweise der Mediaplus Gruppe für innovative Media GmbH & Co. KG für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „MS Teams“

 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „MS Teams“ informieren.

 

Zweck der Verarbeitung

 

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“ (nachfolgend: „MS Teams“), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „MS Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

 

Verantwortlicher

 

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die Mediaplus Gruppe für innovative Media GmbH & Co. KG, Brienner Straße 45 a-d, 80333 München.

 

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „MS Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „MS Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „MS Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „MS Teams“ herunterzuladen.

 

Sie können „MS Teams“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „MS Teams“-App eingeben.

 

Wenn Sie die „MS Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „MS Teams“ finden.

 

Welche Daten werden verarbeitet?

 

Bei der Nutzung von „MS Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

 

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),

Abteilung (optional)

 

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

 

Bei Aufzeichnungen (optional): Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

 

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Land, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

 

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „MS Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

 

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

 

 

Umfang der Verarbeitung

 

Wir verwenden „MS Teams“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „MS Teams“-App angezeigt.

 

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

 

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

 

Wenn Sie bei „MS Teams“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „MS Teams“ gespeichert werden.

 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

 

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Im Übrigen ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

 

Empfänger / Weitergabe von Daten

 

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „MS Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „MS Teams“ vorgesehen ist.

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

 

„MS Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter mit Hauptsitz in den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt, d.h. einem Land außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. der Vertragsstaaten über das Abkommen zum Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Wir haben mit dem Anbieter von „MS Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Zudem ist „MS Teams“ durch den Abschluss von sog. EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung eines Datenschutzniveaus verpflichtet, welches dem europäischen im Wesentlichen entspricht.

Bitte beachten Sie jedoch, dass das Vorhandensein eines angemessenen Datenschutzstandards bei Anbietern außerhalb von EU / EWR – auch im Falle eines Abschlusses von EU-Standardvertragsklauseln – nicht in jedem Fall sichergestellt werden kann.

 

Datenschutzbeauftragter

 

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt:

 

Dr. Georg F. Schröder, LL.M.

legal data Schröder Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Rechtsanwalt / Datenschutzbeauftragter

Prannerstr. 1

80333 München / Germany

 

Tel.: +49-89 - 954 597 520

Fax: +49-89 - 954 597 522

E-Mail: georg.schroeder@legaldata.law

 

Ihre Rechte als Betroffene/r

 

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

 

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Identitätsnachweise von Ihnen benötigen.

 

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

 

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

 

Erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

 

Löschung von Daten

 

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen oder Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

 

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

 

Erklärung zu Bild- und Videomaterial

 

Ich erkläre mit der Teilnahme an dem über MS Teams veranstalteten Online-Meeting meine Zustimmung in die Verwendung, Vervielfältigung, Verbreitung, Ausstellung und öffentliche Wiedergabe der darin erhobenen Aufnahmen zu meiner Person (z.B. Beteiligung an Diskussionen) und übertrage der Mediaplus Gruppe für innovative Media GmbH & Co. KG die Rechte am eigenen Bild einschließlich des Rechts, diese Aufnahmen für die genannten Zwecke zu verwenden. Die Einwilligung und das Nutzungsrecht gelten auch über die Beendigung des Online-Meetings hinaus fort.

Mir ist bekannt, dass online veröffentlichte Aufzeichnungen und personenbezogene Daten weltweit, auch in Staaten mit einem niedrigen Datenschutzniveau, zugänglich sind. Eine Weiterverbreitung und Verwendung durch unbefugte Dritte kann daher nicht ausgeschlossen werden. Im Falle einer Rücknahme der Einwilligung kann deshalb eine vollständige Löschung der Aufzeichnungen und Daten aus dem Internet nicht gewährleistet werden.

Ich habe zur Kenntnis genommen, dass die Erteilung einer Einwilligung freiwillig ist und dass ich diese Einwilligung jederzeit widerrufen kann. Aus der Nichterteilung oder dem Widerruf der Einwilligung entstehen mir keine Nachteile.

Die Einwilligung in die Verwendung personenbezogener Daten kann jederzeit und ohne Nachteile durch eine E-Mail an: datenschutz@serviceplan.com widerrufen werden.